Od WZ do faktury bez przepisywania: ile kosztuje ręczny obieg dokumentów w betoniarni

Betonomieszarka wyjeżdża z węzła z dokumentem WZ. Zanim ta dostawa zamieni się w pieniądze na koncie, te same dane trafiają jeszcze do zestawienia dyspozytora, do ewidencji magazynowej, na fakturę i do KSeF. Tam, gdzie robi się to ręcznie, betoniarnia płaci czasem pracy biura, ale znacznie więcej traci na dostawach bez faktury, pominiętych pozycjach i fakturach wystawionych za późno. Poniżej liczymy, ile to kosztuje, i pokazujemy ten sam obieg bez przepisywania.

Jedna dostawa, pięć zapisów

Z oceny skutków regulacji do projektu ustawy o SENT wynika, że na jedną wytwórnię betonu przypada średnio około 2500 kursów betonomieszarki rocznie (o projekcie piszemy we wpisie SENT dla betonu towarowego). Każdy kurs to dokument WZ, a za każdym dokumentem WZ idą kolejne zapisy:

1. dyspozytor odnotowuje, ile betonu wyjechało na zamówienie,
2. w ewidencji magazynowej trzeba rozliczyć zużyte surowce i wyprodukowany beton (dokumenty RW i PW),
3. biuro przenosi ilość, klasę betonu, klienta i budowę na fakturę i dobiera cenę,
4. faktura trafia do KSeF,
5. po zapłacie ktoś rozlicza fakturę z wpłatą.

Przy 2500 kursach to ponad 12 tysięcy zapisów rocznie na jednym węźle. Jeżeli większość z nich powstaje przez przepisywanie, pomyłka jest tylko kwestią czasu.

Cztery miejsca, w których ręczny obieg kosztuje

Kwoty w przykładach są przykładowe. Warto podstawić własne.

1. Dostawa bez faktury. Dokument WZ, który zaginął między węzłem a biurem, to beton wydany za darmo. Jeden kurs 8 m³ po 360 zł za metr to 2880 zł. Przy fakturach zbiorczych, na które trafia kilkadziesiąt dokumentów WZ, brak jednego z nich łatwo przeoczyć.
2. Usługa, o której nikt nie przypomniał. Informacja o pompowaniu, dodatku zimowym czy przestoju bywa w opisie dokumentu WZ, w notatce kierowcy albo tylko w pamięci dyspozytora. Pompowanie 60 m³ po 30 zł to 1800 zł, których nie będzie na fakturze, jeśli nikt o nich nie przypomni.
3. Faktura wystawiona za późno. Termin płatności liczy się od wystawienia faktury. Betoniarnia, która sprzedaje za 800 tys. zł miesięcznie i fakturuje średnio 10 dni po dostawie, stale kredytuje klientów dodatkową kwotą około 267 tys. zł, czyli wartością sprzedaży z 10 dni. A na pieniądze w budownictwie i tak czeka się długo: według BIG InfoMonitor zatorów płatniczych doświadcza 97% firm budowlanych.
4. Błąd na fakturze. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury przyjętej do KSeF nie można zmieniać, a w razie błędu trzeba wystawić fakturę korygującą. Pomylona klasa betonu, ilość albo budowa to więc kolejny dokument i rozmowa z klientem. O wysyłce faktur do KSeF piszemy we wpisie KSeF w betoniarni.

Do tego dochodzi sam czas przepisywania. Jest najłatwiejszy do zmierzenia, ale z tych pozycji zwykle najtańszy.

Ten sam obieg bez przepisywania

W systemie Concret dane wprowadza się raz, na węźle. Dalej dokument WZ idzie sam:

1. Węzeł. Operator wystawia dokument WZ w programie sterującym węzłem, tak jak dotąd. System pobiera go na bieżąco. Integracja tylko odczytuje dane i nie wpływa na sterowanie węzłem.
2. Zamówienie. Dokument WZ zostaje przypisany do zamówienia. Dyspozytor widzi ilość wyprodukowaną, ilość pozostałą i czas wyjazdu ostatniego kursu bez dzwonienia na węzeł.
3. Surowce. Zużycie surowców jest rozliczane automatycznie dla każdego dokumentu WZ.
4. Faktura i KSeF. Program Concret Sprzedaż wystawia faktury na podstawie dokumentów WZ, także zbiorcze, z cenami z umów i cenników. Pompowanie i dodatki zapisane na dokumencie WZ dopisuje do faktury sam. Faktura trafia do KSeF, a numer nadany w KSeF wraca do programu.
5. Kontrola. Dokument WZ, który nie trafił jeszcze na fakturę, jest automatycznie pilnowany zarówno w programie Concret Sprzedaż, jak i w module Concret Zarządzanie.

Zmierzyliśmy czas pracy przy wprowadzaniu dokumentów: z systemem Concret jest go o 70% mniej. Pracownik biura sprawdza gotową fakturę, zamiast przepisywać dokumenty.

Pulpit zarządu pokazuje, ile dokumentów WZ czeka na fakturę i jaki jest koszt surowców tych dostaw, a w pozycji Kalkulacje cen widać ich wartość do zafakturowania.

Co się zmienia w pracy ludzi

Dyspozytor przestaje dzwonić na węzeł. Na liście zamówień widzi na bieżąco, ile betonu już wyjechało, ile zostało i o której wyjechał ostatni kurs. Gdy klient dzwoni z pytaniem, o której będzie beton, dyspozytor odpowiada od razu. Przy kliencie widzi też jego zadłużenie i przeterminowane płatności, więc od razu ocenia, czy tę dostawę trzeba sprzedać za gotówkę.

Operator węzła widzi swoją zaplanowaną pracę na każdy dzień: zamówienia przypisane do jego węzła, godziny, receptury i ilości. Nie musi wydzwaniać do dyspozytora po potwierdzenia, bo każda zmiana w zamówieniu pojawia się u niego od razu.

Biuro nie szuka papierowych dokumentów WZ i nie czeka, aż ktoś przywiezie je z węzła. Ma na bieżąco komplet informacji o zamówieniu: kto zamówił, na którą budowę, co i ile wyjechało. Fakturę sprawdza, zamiast ją przepisywać, więc znikają ludzkie pomyłki. Automatyczny obieg obejmuje nie tylko dokumenty WZ, ale także dokumenty PZ surowców przyjeżdżających na węzeł: gdy przychodzi faktura za cement, przyjęcie z wagą z węzła jest już w systemie.

Surowce są pod kontrolą w każdej chwili. System pokazuje aktualny stan silosów cementu, pryzm i bunkrów kruszywa oraz zbiorników dodatków na każdym węźle. Do tego dochodzi prognoza: na podstawie przyjętych zamówień i receptur system wylicza, ile surowców będzie potrzebnych, i ostrzega o niskim stanie. Cement zamawia się wtedy, gdy wynika to z zamówień, a nie wtedy, gdy ktoś zauważy, że silos jest prawie pusty.

Zarząd widzi firmę w liczbach każdego dnia, bez czekania na zamknięcie miesiąca. Z tych samych dokumentów powstają zestawienia produkcji, sprzedaży, kosztów i należności: ile betonu wyjechało i ile kosztowały surowce, jaka jest marża na kliencie i na fakturze, kto zalega z płatnościami. Do tego dochodzi efektywność węzłów, czyli porównanie węzłów, produkcja według godzin i stopień realizacji zamówień, oraz kontrola parametrów produkcji: dozowanie zadane i rzeczywiste w każdym zarobie, z odchyłkami ponad tolerancję.

Co ustalamy przy wdrożeniu

• Ceny. Umowy i cenniki wprowadza się raz i aktualizuje przy zmianach. Program pilnuje, żeby na fakturę trafiła cena z umowy.
• Zapis na węźle. Pompowanie i dodatki trafiają na fakturę automatycznie pod warunkiem spełnienia wymagań technicznych, przede wszystkim uzgodnionego sposobu zapisu tych pozycji na dokumencie WZ.
• Koszty z budowy. O przestoju albo dodatkowej usłudze na budowie pierwszy wie kierowca. Możemy zaoferować specjalne aplikacje dla kierowców, dzięki którym takie koszty są dopisywane w pełni automatycznie.
• Sytuacje nietypowe. Zwrot betonu, reklamacja czy korekta ceny pozostają decyzją człowieka.

Pięć pytań do własnego biura

Odpowiedzi pokażą, gdzie obieg dokumentów kosztuje najwięcej, także bez żadnego systemu:

1. Ile dni mija średnio od dostawy do wystawienia faktury?
2. Ile dokumentów WZ z poprzedniego miesiąca nie ma jeszcze faktury i skąd to wiadomo?
3. Ile faktur korygujących wystawiliśmy w ostatnim kwartale i ile z nich wynikało z pomyłki przy przepisywaniu?
4. Skąd osoba wystawiająca fakturę wie o pompie, dodatku zimowym i przestoju?
5. Ile godzin tygodniowo zajmuje przepisywanie dokumentów WZ?

Więcej o pobieraniu danych z węzła na stronie Integracja z węzłami, a o fakturowaniu na stronie Concret Sprzedaż. Pokaz systemu na danych przykładowych można umówić na stronie Kontakt.

Źródła

• Czy będzie możliwość edytowania faktury w razie błędu?, ksef.podatki.gov.pl
• Budownictwo z 6 mld zł długu. Zatory płatnicze dotyczą 97 proc. firm, inzynierbudownictwa.pl

Wszystkie wpisy