Pompowanie, dopłaty, przestoje: pieniądze, których nie ma na dokumencie WZ

Beton jest na dokumencie WZ co do dziesiątej części metra. Pompowanie i dodatek zimowy bywają tam zapisane w opisie albo wcale, a o przestoju wie tylko kierowca. O tym, czy te pozycje trafią na fakturę, zbyt często decyduje to, czy ktoś o nich pamiętał. Poniżej liczymy, ile betoniarnia traci, gdy na fakturę trafia sam beton, i pokazujemy, jak sprawić, żeby usługi i dopłaty trafiały na nią automatycznie.

Za co klient płaci oprócz betonu

Dokument WZ mówi przede wszystkim, jaki beton i w jakiej ilości wyjechał do klienta. Reszta tego, za co klient powinien zapłacić, często powstaje obok:

• pompowanie, liczone od metra albo od godziny, oraz dojazd pompy,
• rurociąg,
• dopłata za niepełny transport,
• dodatek zimowy i podgrzewanie betonu,
• włókna dozowane do betonu,
• przestój betonomieszarki na budowie, liczony od godziny.

Ile zostaje poza fakturą na jednej dostawie

Przykład z przykładowymi cenami: betonowanie stropu zimą, 60 m³, z pompą.

Beton

60 m³ po 360 zł, razem 21 600 zł.

Pompowanie

60 m³ po 30 zł, razem 1800 zł.

Dojazd pompy

230 zł.

Dodatek zimowy

60 m³ po 11 zł, razem 660 zł.

Przestój

1 godzina, 110 zł.

Razem oprócz betonu

2800 zł, czyli 13% wartości betonu.

Jeżeli na fakturę trafi sam beton, znika 2800 zł. Dla porównania: jeżeli z metra betonu po surowcach i transporcie zostaje betoniarni 65 zł, cała ta dostawa daje 3900 zł. Zapomniane pozycje to ponad dwie trzecie tej kwoty, a koszt pompy, operatora i paliwa betoniarnia poniosła i tak. Dwie takie dostawy w miesiącu to ponad 67 tys. zł rocznie. O tym, jak policzyć, ile zostaje z metra, piszemy we wpisie Czy betoniarnia zarabia?.

Dlaczego te pozycje giną

• Opis dokumentu WZ operator węzła wpisuje ręcznie, w pośpiechu i własnymi skrótami. „POMPA 42” i „POM.42” znaczą to samo tylko dla kogoś, kto zna zwyczaje węzła.
• O przestoju wie kierowca. Do biura ta informacja trafia na kartce albo wcale.
• Fakturę wystawia osoba, której nie było przy dostawie, często kilka albo kilkanaście dni później.
• Faktura zbiorcza obejmuje kilkadziesiąt dokumentów WZ. Brak jednej pozycji usługi nie rzuca się w oczy.

Jak to działa w systemie Concret

W systemie Concret pozycja trafia na fakturę z miejsca, w którym powstaje informacja o niej:

• Na węźle: automatycznie. Pompowanie i dodatki zapisane na dokumencie WZ program Concret Sprzedaż sam dopisuje do faktury, z ceną obowiązującą dla klienta. Warunkiem jest spełnienie wymagań technicznych, przede wszystkim uzgodniony sposób zapisu tych pozycji na węźle. Ustalamy je przy wdrożeniu.
• Na budowie: aplikacja dla kierowcy. O przestoju albo dodatkowej usłudze na budowie pierwszy wie kierowca. Możemy zaoferować specjalne aplikacje dla kierowców, dzięki którym takie koszty są dopisywane w pełni automatycznie.
• W biurze: z kartoteki. Każdą pozycję można też dodać przy wystawianiu faktury, z kartoteki produktów i z ceną ustaloną dla klienta. W oknie faktury widać listę dokumentów WZ z opisami, więc wszystko jest pod ręką.

Dodatkowe pozycje to tylko część tego, co system robi między węzłem a zapłatą za fakturę:

• Kontrola przy wystawianiu faktury. W oknie faktury widać, które dokumenty WZ na nią trafiają, jakie pozycje dodatkowe zostały dopisane i jakie ceny klient miał dotychczas. Faktury można też wystawiać automatycznie, także zbiorczo za wiele dostaw. Dokument WZ, który czeka na fakturę, jest automatycznie pilnowany.
• Dokumenty WZ. Obieg dokumentów WZ jest automatyczny. Dokument trafia z węzła do systemu bez przepisywania, a program sam dobiera produkt na podstawie receptury i przypisuje kontrahenta. Dla każdego dokumentu WZ widać zużycie surowców i koszt tej dostawy.
• Pełny obieg magazynowy. Każda dostawa przechodzi przez magazyn bez udziału biura. Zużyte surowce schodzą z magazynu surowców (dokument RW), a wyprodukowany beton jest przyjmowany na magazyn wyrobów gotowych (PW) i wydawany klientowi (WZ). Przyjęcia cementu, kruszyw i domieszek to dokumenty PZ. Stany surowców wynikają więc z rzeczywistej produkcji, a koszt surowców każdej dostawy jest znany, zanim powstanie faktura.
• Dłużnicy. W każdej chwili widać, ile klient jest winien i ile z tego jest po terminie. Zadłużenie liczymy z dokumentów: od kwoty każdej faktury odejmujemy to, co z nią rozliczono, czyli wpłaty bankowe, wpłaty do kasy i korekty. Kwota, która pozostaje po terminie płatności, to należność przeterminowana. Po zaksięgowaniu wpłaty saldo klienta zmienia się od razu. Klient z zaległościami jest oznaczony we wszystkich zestawieniach, a przy przyjmowaniu zamówienia system ostrzega o wysokim zadłużeniu lub przekroczeniu limitu.

Cztery zasady, które działają także bez systemu

1. Jeden sposób zapisu na węźle. Warto ustalić stałe skróty w opisie dokumentu WZ, na przykład „POMPA 42”, i trzymać się ich. Od opisu zależy, czy usługę zauważy program albo człowiek.
2. Ceny usług w umowie. Pompowanie, dojazd pompy, dodatek zimowy i stawka za przestój powinny być spisane dla klienta, razem z tym, od której minuty liczy się przestój. Osoba wystawiająca fakturę nie powinna o to dzwonić.
3. Przestój zapisany w dniu dostawy. Godzina przyjazdu na budowę i godzina rozładunku na dokumencie WZ, z podpisem odbiorcy. Po tygodniu nikt tego nie odtworzy, a klient nie potwierdzi.
4. Porównanie raz w tygodniu. Lista dostaw z pompą obok listy faktur z pompowaniem. Różnica to pieniądze do odzyskania, dopóki klient pamięta betonowanie.

Więcej o fakturowaniu na stronie Concret Sprzedaż, a o kontroli faktur i marży na stronie Concret Zarządzanie. Pokaz systemu na danych przykładowych można umówić na stronie Kontakt.

Wszystkie wpisy